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Übersicht: Funktion, Aufbau und Arten von Protokollen

Der Verhandlungsprofi - Technik, Taktik, Tricks

Funktion

Die Funktion von Protokollen besteht darin, Ergebnisse und Maßnahmen schriftlich zusammenzufassen und festzuhalten. Im Gegensatz zur mündlichen Zusammenfassung erhöhen sie den Verbindlichkeitscharakter der Verhandlung und legen die Ergebnisse für alle Teilnehmer unwiderruflich fest.

Für ein Protokoll sprechen vier Gründe:

  1. Jeder kann kontrollieren, ob die Ergebnisse aus seiner Sicht korrekt wiedergegeben wurden.
  2. Damit erhalten alle Teilnehmer die Gewissheit, dass die ausgehandelten Maßnahmen wie vereinbart durchgeführt werden.
  3. Jeder Teilnehmer, aber auch alle weiteren Personen, die das Protokoll erhalten, können die Umsetzung der Ergebnisse kontrollieren.
  4. Darüber hinaus sind für bestimmte Verhandlungen schriftliche Protokolle gesetzlich vorgeschrieben (z. B. Betriebsratssitzungen).

Aufbau

Protokolle sollten sich wie folgt gliedern:

  • Ort, Datum, Beginn und Ende der Verhandlung
  • Namen der Teilnehmer
  • Verteiler (die weiteren Personen, die das Protokoll erhalten)
  • sowie, in der exakten Reihenfolge der beschlossenen Tagesordnung:
    Anträge, Beschlüsse, Abstimmungsergebnisse;
    Maßnahmen, Termine, Verantwortlichkeiten:
    gegebenenfalls Anlagen (in der Reihenfolge der einzelnen Punkte).

Arten

Ergebnisprotokoll:

Enthält den Wortlaut der gefassten Beschlüsse und abgelehnten Anträge sowie alle Ergebnisse.

Kurzprotokoll:

Enthält zusätzlich den Wortlaut der zu Protokoll gegebenen Redebeiträge und Äußerungen.

Verlaufsprotokoll:

Enthält zusätzlich den Diskussionsverlauf in sinngemäßer Zusammenfassung.

Ausführliches Protokoll:

Enthält zusätzlich die wichtigsten Wortbeiträge in sinngemäßer Zusammenfassung.

Wortprotokoll:

Enthält zusätzlich alle Meinungsäußerungen (qua Stenogramm oder zustimmungspflichtiger Bandaufzeichnung).

Wie Sie eine Verhandlung erfolgreich abschließen

Quelle: JOBworld